ビジネスマナーの基本6項目をわかりやすく解説

仕事術

社会にでるとビジネスマナーができないといけないです。

できて当たり前なのに、ちゃんと教えてくれない会社多い。

それはなぜか?

意外とわからない人が多い。

そこで今回はビジネスマナーについて解説します。

今回参考にするのはこちらの本。

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今回はこんな人におすすめ

  • 社会人1年目の人
  • 後輩の指導をする人
  • 今更聞けない人
  • 管理職の人
  • ビジネスマナーを復習したい人

ビジネスマナーが必要な理由

ビジネスマナーを知らないと恥を書くことや

知らないうちに失礼なことをしていて、

商談がうまくいかなくなったりクレームに

なったりすることがある。

逆にしっかりできていると、

仕事できる人だなと思われて出世したり、

商談がうまくいったりとできない人より

できたほうがメリットが多いので、

新入社員からベテランの管理職まで

見て行ってください。

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身だしなみ 清潔感

身支度、仕事半分

これは阪急グループ創業者、宝塚歌劇団創業者の

小林一三氏が言い残した言葉。

「髪型から靴の先まで完璧な身だしなみで出社

 

 すれば、1日の仕事の半分は終わったも同じ」と」いう意味。

社会人は身だしなみがどれだけ重要かを意味している。

具体的なスタイルは?

スーツは紺色もしくは黒系

体系にフィットしたもの。

シャツは白

清潔感重視。

ネクタイはシンプルできっちり結ぶ。

財布、名刺入れは革のシンプルなもの。

色は同じ色が望ましい。

一番大切なのは清潔感。

地味に感じるようですが個性を出さずに

シンプルを意識する。

クリエイティブな業界やファッション業界は例外。

個性を出すと空気の読めない痛い人。

自己中心的な人というマイナスなイメージを持たれる

ことがある。

顧客目線で考えること大切で、個性はなくていい。

むしろ、相手からどう見えているか?

あなたが顧客なら清潔感がある人に仕事頼もうとおもいませんか?

個性的なオシャレはプライベートで。

服装について詳しく書いているの記事はこちら↓

挨拶は先手を取れ

コミュニケーションは挨拶から始まる。

挨拶の本質は自分から心開いて相手に近づくという意味がある。

それ故に挨拶はコミュニケーションの基本と言われている。

好感の持たれる挨拶

  • 常に先手で挨拶
  • 相手に体ごと向けて目線も合わせる
  • 笑顔で
  • 明るい声で
  • 相手の名前を呼んでから挨拶する
  • 挨拶のあとに一言添える。

特に名前を呼ぶ。

これはネームコーリングを言われる心理学のテクニック。

これは名前を呼ぶことで好意をもってくれていると

思ってくれる人が増える。

反感を持たれる挨拶

  • 相手の目を見ない
  • 声が小さい
  • ぼそぼそとはっきりしない
  • 無表情で
  • スマホをいじりながらのながら挨拶

こういう挨拶を毎日していると悪いイメージを

持たれて今後の仕事に影響が出てくることもある。

話は結論から話す

会話にもマナー

会話にもマナーがあり、

このマナーを守らないと嫌がられる。

ただ細かく堅苦しい決まりがあるわけではない。

「わかりやすく簡潔に話す」

これを実践しようとして逆にまわりくどい

言い回しになって、話が長く何を言いたいか

が伝わらず、相手の時間を奪いとても嫌がられる。

結論から話す

特に悪いことを報告するときに説明から

話すことが多い。

例えば

悪い例

上司
上司

先月の売り上げを報告しろ

部下
部下

先月は大型連休があったり、休日も多く営業日が少なて・・・

天気が悪く、気温が上がらず、需要が減り・・・

上司
上司

イライラ、イライラ

このように言い訳から会話が始まると

上司は何が言いたい?

結論を早くしろとイライラしてきます。

良い例

上司
上司

先月の売り上げを報告しろ

部下
部下

はい

売り上げ3百万

当初計画比90%

上司
上司

なぜ、計画達成できなかった?

部下
部下

先月は大型連休があったり、休日も多く営業日が少なて・・・

天気が悪く、気温が上がらず、需要が減り・・・

この会話のように

  1. 結論
  2. 説明(理由や言い訳)

この順番で話すように心がけると良いです。

プレゼンなんかも同じで、いきなり説明されると着地点が

わからなくて、話が入ってこない。

結論が分かったうえで、その過程をの説明があるほうが

わかりやすい。

ぜひ、心がけてみてみてください。

評価がよくなるかもしれないですね。

もっと詳しく話し方について書いた記事はこちら↓

電話応対

苦手な方が多いのではないですか?

ラインなどの連絡ツールができてから

電話する機会が激減したこともあって

友達と話す以外で電話を使うことがなくなった

ことも影響している。

2コール以内に出ろ

電話は通常2コール以内に出るのが望ましい。

2コール以内に出た場合

「ハイ、○○株式会社のヨシでございます。」

3~5コーで出たの場合

「お待たせいたしました、○○株式会社のヨシでございます。」

のようにお待たせいたしましたをつけてから名乗るように

しましょう。

5コール以上で出た場合

「大変お待たせいたしました、○○株式会社のヨシでございます。」

使い分けるとクレームにつながりにくい。

復唱して確認する

自分が名乗った後に相手方が名乗ります。

相手が名乗った通りに復唱します。

これは確認の意味があり、間違いがあれば相手から

訂正が入るので、訂正も復唱します。

私

「ハイ、○○株式会社のヨシでございます。」

顧客
顧客

□□商事の△です。

私

□□商事の△様ですね。

たまに名乗らない人がいます。

その場合は、

「大変恐れ入りますが、御社名とお名前伺ってもよろしでしょうか?」

と尋ねるといい。

電話の最初うちに聞いておかないと聞きにくくなります。

もし相手が早口で聞き取れずに話が進んでしまった場合は、

話が途切れたり、電話を取次ぐ前に

「恐れ入りますが、もう一度お名前伺ってもよろしいですか?」と

聞くのがいいでしょう。

名前と会社名を確認しないと

課長電話来てます

課長
課長

誰から?

わかりません

課長
課長

なんでわかんないだ。怒

怒れらることになるので確実に実践することを

オススメします。

敬語が印象を変える

敬語が使えないとダメな人思われます。

仮に業績が良くても敬語できなければ評価されない。

身内敬語

これは社内の先輩や上司に使う敬語と

社外の人に使う敬語が混在してしまう。

例えば

社内

先輩
先輩

斎藤課長はいらっしゃいますか?

私

斎藤課長はいらっしゃいます。

社内に対してはこれでいいが

社外の人にはまた少し敬語が変わる。

社外

顧客
顧客

斎藤課長はいらっしゃいますか?

私

斎藤は只今参ります。

とこのようになります。

部長という役職自体が敬語のなので社外の人には使わず

呼び捨てにします。

慣れるまでは上司を呼び捨てにするのは抵抗があると思います。

その時は「課長の斎藤」のように役職の後に名前にすると

少し呼びづらさなくなります。

二重敬語

「斎藤課長様」のように

役職+敬称(様)のようになると役職も敬語、

敬称も敬語と二重になってしまう。

この場合の正解は

「課長の斎藤 様」もしくは「斎藤課長」となる。

これにも十分気を付けないといけない。

まとめ

  1. 身だしなみは清潔感を重視
  2. 挨拶は先手
  3. 話は結論から伝える
  4. 電話応対は名前と連絡先を必ず聞く
  5. 身内敬語に気をつける

すべてをマナー通りにやる必要はないが

最低限のマナー知らないと恥をかくことになる。

状況に応じて臨機応変に対応するのが大人。

マナーを知らくてできないのと

あえてやらないは全く別。

今回紹介したのほんの一部にしか過ぎない。

冠婚葬祭など大人に必要なマナーはまだまだあるので

社会人は是非、この本を一読すべき。

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最後に元気よく相手より先に挨拶し、挨拶の後の一言を

誉め言葉にすると、相手に共感をもってもらえ味方が増える。

味方が増えれば、間違いを教えてくれる人も増える。

この時に謙虚に話を聞いて実践すれば

恥を書くことも減る。

この挨拶だけでもかなりの営業スキルの向上になるので

まずは挨拶から実践してみてください。

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理不尽からは逃げるもしくは距離をおく。

これをオススメする。

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