こんにちわ
ヨシです。
会社にいませんか？
仕事が早くて
なまら仕事できる人。
あなたもそうなりたいと思ったことありませんか？
私はいつも思っています。
会社のできる人よりも仕事が早く終われるようになるかも
しれない時間の使い方をご紹介いたします。
この時間術を知ったのはこの本
結論：仕事の割合を見直す
最初の20%の時間で80%の仕事を終わらせる。
残りの80%の時間で20%の仕事を終わらせる。
仕事が遅い人の特徴
1.全てに完璧な仕事をしようとする
全ての業務に完璧100点を求めて時間がかかる
合格点70点で十分
あとでアップデートすればいい
2.仕事のゴールを決めていない
ゴールって何？どこまでやるの？など
明確なゴール設定ができない
仕事が依頼した側が何を求めているかを考える
なんのためにこの仕事をやるのかを考えられない
3.タスクを広げすぎと優先度がバラバラ
いろんな仕事を広げてしまい何から片付けていいかわからなくなっている。
今やらなくていいことなのに今やり始める
よく見かけるのが急ぎの仕事が入って忙しいといいながら
机の上や引き出しの中を片付け始める。
4.期日ギリギリまで始めない
子供も長期休みの後半にならないと宿題を終わらせようとします
これと同じような人は仕事でも多いはず。
能力に関係なく、これはまで本気を出さないからです。
これで過去に乗り越えられた成功体験があるからこのギリギリ作戦を
導入するのですが、大概はやる前に内容の確認等もしないので
やり始めると難易度が予想より難しく、期日に間に合わないとか
想定外のことが起こり、結果、納期に間に合わなくなり
仕事ができないとレッテルを張られます。
5.デスクの上が散らかっている
視覚に様々な情報が入ってくると人は気が散り
たくさんの選択肢から判断をしないといけなくなる。
脳は判断できる回数が決まっているから
その後の仕事に影響する。
以上、当てはまる方は時間の使い方を改善することが
できます。
ロケットスタート時間術
それでは時間の使い方をご紹介します。
上記の結論でも記述致しましたが
上司などから仕事の依頼が来たら
最初の20%の時間で80%の仕事を終わらせる
残りの80%の時間で20%の仕事を終わらせる。
具体的にはどうすればいいのか？
3段階で作業にあたります。
10日間かかる仕事の依頼が上司からきたとします。
1.2日調査期間をもらう
そもそもその仕事は10日間で終わるものなのか？
ただの上司の嫌がらせではないか？
ここで調査期間をもらう一番の目的は
締め切りは絶対に守る
これが一番優先すべきルールです。
10日間で終わらせられないのに二つ返事は
やってはいけない。
できないことは受けるべきではない。
2.調査期間にもらった2日間で80%完成させる。
ここでは気合で終わらせる。
結局根性論かい？
筆者は界王拳といっています
根性論ではなく、その業務に集中することです。
集中できる時間・場所で普段より集中して仕事をすることを
界王拳と言っており、実際には2倍から20倍を
使い分けているそうです。
方法は後半で説明します。
3.スケジュールの見直し
もし80%に達しなかったらスケジュールを組みなす必要がある。
上司に期間の見直しを申し出ることをしないといけない。
「締め切りは守るもの」これがルールです。
達成度表すと
達成度60%以下の場合は危機的状況。
この場合は組み直し
80%以上の場合はスケジュール可能な仕事として進めていく。
最初の2日間80%を終わらせるコツ
1.ラストスパート志向が諸悪の根源
夏休みの宿題のようにギリギリになってスパートをかけるせいで
間に合わなかったらどうしよう。
上司に怒こられるなどの
メンタルあ不安定になりパフォーマンスは低下する
そうではなくて
締め切りの前に締め切りを決めることが大切。
例えば、
彼女とデートで待ち合わせの時に
待ち合わせ時間の5分前に着こうとすると思います。
間違ってないですし、世の中の常識では正しいです。
これではギリギリになってします。
ギリギリにならないようにするには
待ち合わせ時間の30分前には近くのスタバでコーヒーを
飲むことにすれば、余裕がかなりでる。
仕事も同じように締め切りの前に
締め切りを設定する
このような設定をすることによって時間に余裕を持つことができるし
遅刻して彼女に怒られる心配もない
仮に彼女が時間より早く来ても（不足事態）
余裕で対応できる。
一緒にスタバのんびりしてからデート開始できる。
大切なのは締め切りの前に自分で締め切りを決める。
2.余裕を意図的に作る
余裕がないと生産性が低下する
毎日全力で、余裕がない状態で仕事すると
精神的に追い込まれていき生産性が低下する。
逆に余裕も持つことにより精神的に安定した状態で
仕事に臨むことでき、生産性が向上する。
誰もが期日が近づくとストレスを感じ始めるので
10日間の期日の仕事であれば
最初の2日間で余裕をもって80%を終わられることで
精神的に安定した状態で仕事をすることができる。
残りの8日間はゆっくり20%を完成させる。
3.仕事の配分を全て2：8にする
最初の2日間で終わらせるためには
日々の業務も2：8にする。
朝の2時間を重要な業務時間を割き終わらせる
残りの時間で簡単業務を処理する。
これは朝は脳のゴールデンタイムと言われていること
が関係している。
起きてから2時間～3時間程度は脳が活性化していて
仕事が捗ることから朝の二時間を利用し重要な業務を
終わらせる。
この間はできれば、電話が鳴らないなど邪魔が
入らないような時間帯で仕事することが重要です。
3.タスクの優先度の決め方
日々の仕事配分を2：8にするには
どの仕事2にして、どれを8にするかを
決定することが大切になる。
ここは私は具体的なテンプレで判断させています。
- 他社や同僚・後輩、第三者がかかわる仕事で30分以内で終わる仕事
- 人が待っていなくても、概ね30分以内で終わる仕事
- 数時間程度で終わる簡単な仕事
- 数日時間をかけて取り組む必要がある仕事
- 長期期間で取り組む仕事
このように分類するによって業務の仕分けすることで
どれを2にするかを判断しやすくしています。
まとめ
仕事は最初にロケットスタートを決めるか否かで
物理的な余裕が生まれ、精神的な余裕も生まれえる。
完璧を求めず70%～80％をゴールとし
2：8に割合で仕事に当たる。
最後になりますが上司のお願いする側の立場の人は
明確なゴールがわかるように指示を出して
なぜそれが必要なのかを理解させてから
仕事をしてもらうようにすれば
部下も動きやすくなると思います。
ぜひ、仕事を早く終わらせた人は試してみて
ください。
参考文献には昼寝の時間など更に詳しく書いてあります
興味のある方は是非、一読してみてください。
終わり
参考文献
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